Comment envoyer un message sur Google Docs

Google Docs offre aux équipes et collègues du monde entier la possibilité de collaborer sur un projet en ligne de manière transparente et efficace. Travaillez seul ou simultanément à tout moment de la journée, quel que soit le fuseau horaire.

Comment envoyer un message sur Google Docs

"C'est plutôt cool. Qu'en est-il de la capacité de communiquer les uns avec les autres? Êtes-vous soumis à simplement laisser des commentaires ? »

C'est une façon de faire. Pas un très bon moyen cependant. Vous pouvez toujours discuter en utilisant une application ou des plateformes de médias sociaux comme Slack ou Facebook Messenger. Ils fonctionnent et il est très probable que tout le monde ait un compte Facebook. Cependant, vous pouvez éviter tout ce tiers, sauter partout et discuter directement dans le document Google.

"Google Docs a aussi une fonction de chat ?"

Cela fait! Ouvrez-le et commencez à taper. Vous préférez la synthèse vocale aux sons de cliquetis de votre clavier ? Tant que vous avez une configuration de microphone sur votre PC, quelques étapes simples suffisent pour vous aider à démarrer.

Continuez votre lecture pour découvrir comment vous pouvez discuter dans un document Google.

Communiquer dans Google Docs

La communication au sein d'un document Google est très facile à réaliser sans utiliser de source ou d'application externe. Tout en travaillant simultanément avec vos collègues de travail, vous pouvez ouvrir une boîte de discussion, saisir le message et l'envoyer. Toute personne travaillant actuellement dans le Doc recevra le même message car la fonction de chat est utilisée pour une communication ouverte.

Pour commencer à utiliser la fonction de chat :

  1. Ouvrez le Google Doc devant vous.
  2. Vous aurez également besoin de quelqu'un d'autre travaillant actuellement sur le document en même temps ou la fonction ne sera pas présente pour être utilisée. Les téléspectateurs anonymes ne compteront pas car le chat n'est disponible que pour ceux dont le document a été spécifiquement partagé.
  3. Situé en haut à droite de la fenêtre, cliquez sur Discuter .
  4. Entrez le message que vous souhaitez et appuyez sur le Envoyer bouton ou appuyez simplement Entrer .
  5. Lorsque vous n'avez plus besoin de la fonction de chat, cliquez sur proche dans le coin supérieur droit de la fenêtre de discussion.

Lorsque vous fermez la fenêtre de discussion, vous n'êtes pas encore supprimé de la discussion elle-même. Les messages seront toujours reçus au fur et à mesure que les conversations se poursuivent. Les utilisateurs actuellement dans le document qui n'ont pas leur fenêtre de discussion ouverte auront un point rouge apparaîtra sur le Discuter icône. Cela leur indiquera que quelqu'un a envoyé un message qu'ils n'ont pas encore lu. Ceux dont la fenêtre de discussion est ouverte recevront les messages au fur et à mesure qu'ils sont tapés.

Toutes les personnes actuellement connectées à Google Doc peuvent voir les messages. La seule exception est celle des comptes anonymes. Ils ne peuvent pas voir le chat ni ceux qui participent actuellement à une conversation.

Une fois que vous fermez le document Google ou que vous vous en déconnectez, ils sont automatiquement supprimés du chat. S'ils devaient revenir dans le document, tous les chats reçus ainsi que tous les messages envoyés en leur absence ne seront pas visibles.

Les discussions ne seront pas enregistrées et il n'y a aucun moyen de les exporter. Si vous souhaitez conserver une archive des sessions de discussion précédentes, vous devrez le faire en prenant des captures d'écran de la conversation. Pour ceux qui collaborent via un appareil mobile, il vous suffit d'ouvrir le fichier. Vous pouvez déjà discuter sans aucune étape supplémentaire.

Utiliser Speech-to-Text

Dans Google Docs, tout ce dont vous avez besoin est un microphone fonctionnel et un PC pour abandonner le chat de base pour l'option parole-texte plus mains libres. Vous pourrez mettre en pause et reprendre la dictée à tout moment grâce à l'utilisation de commandes verbales.

Avant de commencer :

  1. Assurez-vous que votre microphone est correctement configuré et qu'il est pleinement opérationnel.
  2. Actuellement, la synthèse vocale n'est disponible que pour les utilisateurs de PC et ne fonctionne pas à partir de votre appareil mobile.
  3. La fonction fonctionne mieux lorsque votre voix est claire, alors assurez-vous que votre environnement de travail est exempt de bruit de fond inutile.

Ce que vous devez faire pour commencer à utiliser la synthèse vocale :

  1. Ouvrez le document Google dans le navigateur Chrome.
  2. Dans le menu du haut, cliquez sur Outils puis Saisie vocale…
  3. Une boîte de microphone apparaîtra si elle est active. Vous devrez cliquer dessus pour permettre à votre microphone de commencer à dicter la parole en texte.
    • Parlez clairement et à un rythme normal afin que le discours soit facilement capté et sans erreur.
  4. Une fois la dictée terminée, cliquez à nouveau sur le boîtier du microphone pour le fermer.

Si à un moment quelconque de votre discours vous sentez que vous avez fait une erreur ou que vous avez trébuché sur vos mots, vous pouvez utiliser la souris pour la corriger. Déplacez simplement le curseur là où l'erreur a été commise et corrigez-la avant d'éteindre le micro.

Une fois l'erreur corrigée, pour continuer la dictée, vous pouvez remettre le curseur là où vous l'aviez laissé.

Commandes vocales et ponctuation

L'utilisation des commandes vocales n'est disponible qu'en anglais. La langue du compte et la langue de Google Doc doivent également être définies sur l'anglais, sinon cela ne fonctionnera pas. Pour voir une liste complète de toutes les commandes disponibles, vous pouvez consulter l'article officiel du centre d'aide ou prononcer « aide aux commandes vocales » dans votre microphone pendant la saisie vocale.

Les commandes à votre disposition peuvent vous aider à modifier et à formater le document Google lorsque vous utilisez la synthèse vocale. Vous pouvez également prononcer la ponctuation afin de la placer à l'endroit approprié. Une liste de signes de ponctuation et de commandes utilisables :

  • Période
  • Virgule
  • Point d'exclamation
  • Point d'interrogation
  • Nouvelle ligne
  • Nouveau paragraphe

Impossible d'utiliser la fonction de chat

Vous et un autre utilisateur êtes tous les deux dans le document Google et essayez de communiquer, mais pour une raison quelconque, l'icône de chat est introuvable. Cela peut être pour différentes raisons :

  • En commençant par la possibilité la plus improbable que vous soyez mineur. Oui, tu l'as bien lu. Si vous avez actuellement moins de treize ans (détectable via le profil de votre compte Google Gmail), la fonction de chat est automatiquement désactivée.
  • Comme indiqué ci-dessus, les utilisateurs anonymes ne peuvent pas afficher ou participer à la discussion sur Google Docs. Il se peut que vous ne soyez pas connecté à votre compte Gmail (ou le mauvais) ou que vous ayez été supprimé du projet. Vérifiez le premier avant de devenir fou sur le propriétaire du Doc pour vous avoir démarré sans préavis.
  • Un administrateur peut désactiver la fonctionnalité de chat si vous travaillez actuellement avec G Suite. Devra le prendre avec celui qui gère la sécurité de votre système au travail pour l'activer. Il est également possible d'être invité à consulter un document par une personne qui utilise actuellement G Suite lorsque son administrateur a également désactivé le chat.

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