Si vous utilisez Google Sheets pour les entreprises ou pour une organisation, le verrouillage ou la protection des actifs est essentiel. Une modification ou une suppression accidentelle, des modifications malveillantes, des méfaits ou des erreurs générales peuvent tous vous faire perdre votre travail et bien que Google en conserve une sauvegarde, c'est toujours du temps perdu. Si vous souhaitez restreindre l'édition de cellules spécifiques ou protéger d'autres aspects de Google Sheets, ce didacticiel est fait pour vous.
Google Sheets est l'équivalent d'Excel et fournit des outils de tableur basiques mais toujours puissants dans le cloud. J'utilise beaucoup Google Sheets et Docs. Bien que rien à regarder, ils contiennent tous les outils essentiels nécessaires à la productivité. Ils ne sont peut-être pas aussi approfondis qu'Office ou capables d'autant de fonctions, mais à moins que vous ne soyez un comptable ou un chef de projet, vous n'utiliserez de toute façon pas la moitié des outils fournis avec Office.
Il existe plusieurs façons de protéger votre travail dans Google Sheets. Je vais vous en montrer quelques-uns.
Verrouiller les cellules dans Google Sheets
Pour restreindre la modification de cellules spécifiques dans Google Sheets, vous les verrouillez. De cette façon, seul vous ou une personne que vous ajoutez à la liste approuvée pouvez modifier ces cellules. Toutes les personnes autorisées à les voir et à les voir mais pas à les modifier. C'est un moyen pratique de contrôler qui fait quoi avec vos documents.
Il existe deux manières principales de procéder. Vous pouvez sélectionner des cellules et les verrouiller ou sélectionner la feuille entière et ajouter des exceptions. Je vais vous montrer la première méthode ici et la méthode d'exception dans une minute.
- Ouvrez votre feuille et sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez verrouiller.
- Sélectionnez Données et feuilles et plages protégées. Une barre de menu apparaîtra sur la droite.
- Donnez au verrou un nom significatif et sélectionnez Définir les autorisations.
- Sélectionnez Restreindre qui peut modifier cette plage et définissez-la sur Vous uniquement ou ajoutez d'autres à partir de l'option Personnalisé.
- Sélectionnez Terminé une fois terminé.
Vous pouvez ajouter d'autres personnes avec leur adresse Gmail ou sélectionner dans une liste en fonction de la configuration de Google Sheets. Une fois cela fait, les cellules que vous avez spécifiées seront verrouillées pour toute personne mais à qui vous donnez la permission. Le verrou est invisible jusqu'à ce que quelqu'un essaie de le modifier qui ne figure pas sur la liste.
Si vous ne souhaitez pas verrouiller complètement les cellules, vous pouvez afficher un message d'avertissement à la place. Cela vous permet d'alerter l'éditeur que la ou les cellules qu'il est sur le point de modifier sont importantes et d'être très prudent.
- Ouvrez votre feuille et sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez verrouiller.
- Sélectionnez Données et feuilles et plages protégées. Une barre de menu apparaîtra sur la droite.
- Donnez un nom au verrou et sélectionnez Définir les autorisations.
- Sélectionnez Afficher un avertissement lors de la modification de cette plage.
- Sélectionnez Terminé.
Avec ce paramètre, toute personne sur le point de modifier la cellule protégée verra un avertissement contextuel lui indiquant « Attention ! Vous essayez de modifier une partie de cette feuille qui ne devrait pas être modifiée accidentellement. Modifier quand même ? Il y a aussi un bouton OK spécifique pour s'assurer que l'éditeur veut vraiment changer la cellule. Ceci est utile pour rappeler à ceux en qui vous avez confiance pour modifier votre feuille que ces cellules particulières nécessitent des soins supplémentaires.
Verrouiller l'intégralité de la feuille Google
Si le verrouillage des cellules ne suffit pas, vous pouvez verrouiller l'intégralité de la feuille Google pour qu'elle soit en lecture uniquement pour tout le monde, à l'exception des utilisateurs approuvés. Il suit un processus similaire à celui ci-dessus, mais rend la feuille entière intouchable plutôt que des cellules spécifiques. Si vous présentez ou partagez votre feuille et que vous ne voulez pas qu'elle soit déformée, voici comment vous la protégez.
- Ouvrez la feuille que vous souhaitez verrouiller.
- Sélectionnez Données et feuilles et plages protégées. Une barre de menu apparaîtra sur la droite.
- Sélectionnez la bascule Feuille au lieu de Plage.
- Sélectionnez la feuille spécifique s'il y en a plusieurs.
- Sélectionnez Définir les autorisations et ajoutez des utilisateurs qui peuvent modifier.
- Sélectionnez Terminé.
Vous pouvez utiliser la même disposition que le verrouillage de cellule en ce qui concerne le verrouillage ou l'avertissement. Il utilise la même configuration que ci-dessus, donc je ne vous ennuierai pas en le répétant.
Ajout d'exceptions de cellule à une feuille verrouillée
J'ai mentionné ci-dessus qu'il existe une deuxième façon de verrouiller des cellules et c'est de verrouiller la feuille entière mais d'ajouter des cellules comme exception. Si vous avez une grande feuille et seulement une ou quelques cellules à verrouiller, cela peut être la façon la plus simple de le faire. Voici comment:
- Suivez le processus ci-dessus pour verrouiller l'intégralité de la feuille Google, mais arrêtez-vous avant l'étape 6.
- Sélectionnez Sauf certaines cellules sous le sélecteur de feuille.
- Ajoutez les cellules que vous souhaitez rester modifiables dans la zone située en dessous. Continuez jusqu'à ce que toutes les cellules soient incluses.
- Sélectionnez Définir les autorisations et procédez à partir de là.
Vous pouvez ajouter des plages individuelles en sélectionnant un groupe, puis en sélectionnant le lien Ajouter une autre plage en dessous. Vous pouvez répéter autant que possible pour sécuriser complètement votre feuille.
